Die neusten technischen Entwicklungen bieten zahlreiche Möglichkeiten eine kaufmännische Abteilung erheblich effizienter zu machen. Mithilfe von sogenannten Lösungen « 2.0 », können Sie Verwaltungs- und Buchungsabläufe beschleunigen, egal ob durch eine Inhouse-Lösung, im SaaS-Modus, über eine Anwendung in der Cloud oder sogar durch geführte und autonome Verwaltungs-Roboter
.Was versteht man unter der Optimierung von Belegflüssen durch RPA?
Heutzutage kann ein Roboter (« bot » auf Englisch, d.h. eine vollständig autonom agierende Software) problemlos die monotonsten Arbeitsabläufe einer Buchhaltungsabteilung übernehmen. Diese Automatisierung wird RPA (Robotic Process Automation) genannt und ist die neuste technische Entwicklung, um Verwaltungsabläufe autonom, d.h. ohne Einwirkung von Mitarbeitern, abzuwickeln. Dabei beschränkt sich die RPA nicht allein auf Buchungsvorgänge, sondern sie kann überall da eingesetzt werden, wo häufig wiederkehrende Arbeitsschritte in der Verwaltung eines Unternehmens anfallen. Durch die RPA wir Ihre kaufmännische Abteilung noch effizienter :
Die Durchlaufzeiten sinken(da im 3-Schicht-Betrieb rund um die Uhr gearbeitet werden kann)
Je nach dem gewünschten Automatisierungsgrad, haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten. Sie können entweder einen geführten Roboter einsetzen, der Abläufe übernimmt, die immer noch das menschliche Eingreifen erfordern : er wird mit Daten gefüttert, er bearbeitet sie und zeigt das erhaltene Ergebnis dem Bediener an. Dieser entscheidet abschliessend welcher Arbeitsschitt damit gemacht wird. Oder Sie können einen nicht geführten (oder « autonomen ») Roboter einsetzen, der sich selbständig und ohne menschliche Steuerung zurecht findet : er startet sich selbst, sucht nach den Daten, die für ihn bestimmt sind und bearbeitet sie geräuschlos im Hintergrund. Sobald er fertig ist, geht er wieder in einen Ruhestand. Auch wenn diese Roboter unabhängig sind, so bedürfen sie doch einer permanenten Überwachung um sicher zu stellen, dass sie fehlerfrei arbeiten.
Welches Fachwissen bietet ein « Business Analyst » ?
Der Business Analyst berät das Unternehmen und hilft ihm kaufmännische Verwaltungsabläufe mithilfe neuer EDV-Lösungen grundlegend zu verbessern. Dazu erarbeitet er in einer IST-Analyse existierende Schwachstellen, die Zeit und Geld vergeuden, heraus und macht Vorschläge um die Effizienz, die Abwicklungskapazität und die Rendite des Unternehmens zu verbessern.
Sein besonderer Wissenshintergrund, eine gesunde Mischung aus Organisationserfahrung und EDV-Wissen, erlaubt es ihm die Organisationsabläufe des Unternehmens zu optimieren : er modelisiert dazu die Verwaltung Ihres Unternehmens in einer EDV-gestützten virtuellen Ablaufwelt, macht Verbesserungsvorschläge und hilft Ihnen in Zukunft erhebliche Kosteneinsparungen zu realisieren. Seine Rolle beschränkt sich nicht auf die Konzeption einer neuen Architektur, sondern seine Aufgabe ist viel umfangreicher, als die eines einfachen externen Beraters. Er nimmt aktiv teil am langfristigen Implementierungsprozess der empfohlenen Lösung.
Unsere Business Analysten bieten Ihnen an Sie bei der Digitalisierung Ihre Business Models zu begleiten. Unser Anspruch ist es das Automatisierungspotential Ihre Buchhaltung zu erkennen und zu bewerten. Darauf aufbauend entwickeln wir ein technisches Pflichtenheft und formulieren eine Roadmap zur Umsetzung des Modernisierungsprojekts. Wir begleiten dann die Programmierung durch ein EDV-Team aus Firmeninternen oder externen Fachleuten, die Tesphase und das Rollout der endgültigen Lösung. Als Steuerberater und Buchungsfachmann stellen wir zusätzlich sicher, dass das Projekt in jeder Phase mit dem geltenden Steuerrecht regelkonform ist.
Unser Team von Business Analysten ist mit allen Formen der RPA und den dazu gehörenden Werkzeugen vertraut.Wir bieten Ihnen ein Projekt an, das zügig umgesetzt werden kann. Dazu wird es in mehrere, klar definierte Abschnitte unterteilt. Jeder Abschnitt wird nicht länger als 2-3 Wochen in Anspruch nehmen und kann in Form eines Meilensteins kontrolliert werden. Die typischen Teilabschnitte sind :
- Bestandsaufnahme der vorhandenen Verwaltungsabläufe
- Aufstellung einer Rangliste, nach Optimierungspotetial absteigend sortiert
- Auswahl der Teilabläufe mit dem höchsten Optimierungspotential
- Beschreibung der Arbeitsschritte der einzelnen Roboter
- Programmierung der Roboter (dieser Arbeitsschritt wird ausgelagert)
- Testphase
- Rollout und Echtlauf Ihrer RPA
Die Kanzlei cabinet ENGLER + associé ist z.B. zertifizierter « Business analyst » der EDV-Lösung UiPath. Ferner haben wir unser eigene Kanzlei mithilfe von RPA optimiert.